Client (Deutsch)

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  1. WF-Aufgabe mit Trigger

    Manchmal haben wir das Problem, das eine WF-Aufgabe durch ein externes Ereignis/Programm/AIX erledigt werden soll. Folgendes Beispiel: Eine Rechnung landet in der WF-Aufgabe "Rechnung buchen". Die Buchhaltung muss nun die Rechnung in z.b. DATEV buchen und dann in der WF-Aufgabe mit der Auswahl "gebucht" bestätigen. Nun soll aber noch geprüft werden, ob die Rechnung tatsächlich in DATEV gebucht worden ist. Dazu baut man eine weitere WF-Aufgabe "Buchung prüfen" ein und weist diese dem DW-Admin zu. Ein Autoindex würde dann irgendwann ein Abgleich mit Datev durchlaufen und den Status der Rechnung auf "freigegeben" setzen. Die Änderung (Trigger) des Status soll dazu…

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  2. Stempel selektiv pro Entscheidung

    Es wäre sehr hilfreich, wenn man einer Aufgabe im Workflow Designer nicht pauschal, für alle Entscheidungen entweder den Stempel erlaubt oder nicht, sondern, dass dies pro Entscheidung auswählbar ist.

    Beispiel: Ein Dokument kann entweder freigegeben werden (Stempel erforderlich) oder zwecks Informationsbeschaffung an einen Mitarbeiter weitergeleitet werden (Kein Stempel erlaubt), danach kommt die Aufgabe wieder an den ursprünglichen Entscheider zurück.

    In vielen Fällen kommt es zu mehreren Rückfragen pro Dokument, dass sich viele Stempel "Rückfragen" auf dem Dokument sammeln.

    Vielen Dank und viele Grüße,
    Morris Willner

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  3. Kommentar- / Dokumentations- / Visualisierungsmöglichkeiten im Workflow

    Es sollten für die Dokumentation, Übersichtlichkeit und Verständlichkeit eines Workflows folgende Funktionen eingebaut werden:

    Info- / Kommentarfelder in Aktitivitäten
    Es sollte in allen Aktivitäten ein neuer Tab namens Kommentar oder Info geben. Dort wird WF intern eine Info zu dieser Aktivität hinterlegt.
    Sobald etwas hinterlegt wurde, soll neben dem Bearbeitungsstift und der Löschtonne ein Inforamtionssysmbol erscheinen, bei welchem mithilfe vom drüber hovern mit der Maus ein Pop-Up, in welchem die Info der Aktivität drin steht, aufgeht.

    "Dokumentation" Reiter
    Im linken Reiter, in welchem die Aktivitäten, Variablen und der Validierungsstatus stehen, sollte ein neue Gruppierung namens "Dokumentation" entstehen.
    Dort sollte man…

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  4. Workflow-Historie übersichtlicher gestalten

    In der Workflow-Historie gibt es den Abschnitt "Zuweisung" dieser ist eigentlich nur für Administratoren interessant und könnte daher zunächst mal ausgeblendet sein.
    Gerade für komplexere Workflows ist die Zuweisung für den Endanwender oft nur verwirrend und macht die Historie unübersichtlich. Schön wäre es auch, wenn man die Entscheidungen dann gleich in der Historie sieht ohne den Schritt aufzuklappen.

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  5. Stellvertreter und Vorgesetzten durch Anwender angeben lassen

    Wenn ein Anwender z.B. in Urlaub geht, wäre es besser, wenn dieser seinen Stellvertreter und/oder Vorgesetzten selbst bestimmen könnte. Denn oftmals weiß der Anwender nur selbst, wer ihn optimal vertreten kann. Dies wäre insbesondere beim Workflow Manager von Vorteil, dass die Belege dann direkt an die richtige Person verteilt werden.

    Parallel dazu könnte man auch den LDAP/AD-Sync erweitern und diese Info's aus dem Active Directory ziehen.

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  6. Indexeinträge ändern aus dem WF-Manager - Dialog nicht konfigurierbar

    Wenn ich STRG-ALT-I aus dem WF-Manager heraus drücke, wenn ein Dokument gewählt ist (Indexeinträge ändern), dann ist der Dialog dahinter weder in der Funktion (Rechte) noch in der Reihenfolge definierbar - das muss dringend konfigurierbar gestaltet werden - ich meine, dass diese Idee schon einmal geteilt wurde, aber da es in 7.0 immer noch nicht geht: Bitte umsetzen

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  7. Globale Benachrichtigung für alle Workflow Aufgaben

    Es wäre schön wenn man eine Art globale Benachrichtigung für alle Workflow-Aufgaben einstellen könnte.

    Also sagen könnte, dass z. B. jeder Mitarbeiter 1x pro Woche eine Erinnerung erhält, welche Aufgaben aus welchem Workflow noch offen sind.

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  8. Tool zur Auswertung von Workflow Aufgaben/ Statistik erstellen

    Um den Nutzen von Workflows, bzw. mögliche Schwachstellen besser bewerten zu können, wäre es hilfreich, wenn es ein Tool geben würde, mit dem nachvollzogen werden kann, wie lange es dauert die Aufgabe XY zu bearbeiten, wie oft die Entscheidung XY bei einer bestimmten Aufgabe getroffen wird etc.
    Somit wäre eine bessere Analyse der Nutzung möglich.
    Hier evtl. auch mit Angabe von Mindestwerten, Durchschnitt und Maximalwerten.

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  9. Persönliche Aufgaben Historie

    Bei Verwendung von Workflows hat der einzelne User keinen Überblick über die von ihm bearbeiteten Aufgaben.
    Das ist aber zur Nachverfolgung sehr hilfreich und eine persönliche Aufgabenhistorie würde hier sehr helfen.
    Darüber könnte jeder User seine von ihm bearbeiteten Aufgaben einfach nachverfolgen und muss sie nicht umständlich im Archiv suchen.

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  10. Aktuellen Benutzer in der Workflow Historie anzeigen

    In der Workflow Historie wird bereits angezeigt, welche Aufgabe derzeit aktiv ist. Es wäre sehr hilfreich wenn auch der zugewiesene Benutzer/Rolle angezeigt wird.

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  11. Aktivität "E-Mail senden" mit mehreren E-Mail Adressen funktioniert nicht

    Die Aktivität "E-Mail senden" kann zurzeit keine E-Mail an mehrere per Semikolon getrennte E-Mail Adressen versenden. Daher wäre es gut wenn es eine Trennzeichenoption (evtl. frei definierbar) beim hinzufügen einer Variablen als Empfänger gibt.

    In unseren Fall haben wir eine Variable die das E-Mail Feld in unserem ERP System abfragt, in diesem Feld stehen mehrere E-Mail Adressen per Semikolon getrennt drin, in dem Workflow wird dann eine E-Mail an die, in der Variable hinterlegte, E-Mail Adresse gesendet.
    Stehen da mehr als eine drin, dann verweigert DW hier den Dienst.

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  12. Workflow durch anderen Workflow auslösen lassen

    Eine Funktion, durch die ein Workflow durch z. B. einen Schritt oder des Enden eines anderen Workflows auslöst wäre sehr wünschenswert.

    Bei uns läuft der Einkaufsprozess z. B. über verschiedene Workflows. Der Einkäufer bekommt die Aufgabe etwas zu bestellen. Hat er es bestellt und legt die Bestellung unter der zugehörigen Vorgangsnummer ab, so sollte die Aufgabe "bestellen" beim Einkäufer automatisch beendet werden können.

    Derzeit haben wir es so gemacht, dass alle 10 min. ein Autoindex abgleicht, ob eine Bestellung für den Vorgang vorliegt und dann den Status der Materialanforderung ändert. Im Workflow ist eine Fälligkeitseinstellung eingestellt, die wiederum alle 15…

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  13. Gruppierung von Entscheidungen im Workflowmanager

    Es sollte in Entscheidungen möglich sein einzelne Felder in den Formularen gruppiert zu können? Bsp. Kontierung einer Rechnung, hier müssten Blöcke (Betrag; Konto; Kostenstelle; Steuer; Kostenträger) zu einzelnen übersichtlichen Blöcken zusammengefasst werden.

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  14. Druckausgabe über den Workflow Manager

    Über den Workflow Manager sollen Dokumente ausgedruckt werden, eine Druckfunktion wäre hier sinnvoll mit Zugriff auf die am Server installierten Drucker.

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    Wir haben diese Idee bereits in unserem Backlog. Allerdings können wir diese Funktion nicht kurzfristig umgesetzt.

    Eine Alternative wäre, dass Sie einen Drucker verwenden, der Dokumente ausdruckt, die sie an eine E-Mail-Adresse schicken. Der Workflow Manager könnte das Dokument dann per Mail an diese Adresse schicken und der Drucker druckt das Dokument. Falls Ihr Drucker dies nicht unterstützt, können Sie eine Software z.B. http://www.automatic-print-email.com/ einsetzen, die die Anhänge der Mails druckt.

  15. Datumsabhängige E-Mail Benachrichtigung

    Aktuell wird die E-Mail bei Event ausgelöst.
    Es wird immer wieder gefordert, das zum Wiedervorlage-Datum, bzw. x Tage davor eine E-Mail gesendet wird.
    Damit fehlt der Auslöser.
    Aktuell nur umständlich über Autoindex lösbar.

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  16. Eskalationsstufen für den gesamten Vorgang

    Aktuell können Eskalationsstufen nur auf einzelne Aufgaben angewendet werden und nicht auf den gesamten Vorgang / Workflow.

    So könnte man die gesamt durchlauf Zeit überwachen und verkürzen.

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  17. Abwesenheit beendet - WF sollen vom Vertreter wieder an die eigentliche Person gehen

    Es wäre schön, wenn nach Beendigung der Abwesenheit die Aufgabe vom Vertreter an den eigentlichen Bearbeiter wieder übergeht. Alternativ sollte der Erste in der Abwesenheitsregel auf die während der Vertretung angefallenen Aufgaben zugreifen können, damit er diese, ohne manuelles neues Zuweisen der Aufgabe, seine eigentlichen Aufgaben wieder bearbeiten kann.

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  18. Unterworkflows (Unterprozesse)

    Es wäre praktisch und hilfreich für eine gute Übersicht, sowie Reduzierung von Wartungsaufwand, wenn man Unterworkflows erstellen könnte, die unabhängig vom Archiv sind.

    Diese sollten wie eine Funktion in der klassischen Programmierung funktionieren.

    Beispiel:
    Man baut einen Unterworkflow zum Klären von Belegen. Hierzu stellt der aktive Benutzer mithilfe eines Stempels eine Frage an einen bestimmten Mitarbeiter, dieser Antwortet dann auf die Frage, der Fragenstelle kann dann den Beleg freigeben, ablehnen oder eine neue Frage stellen.
    Freigeben und ablehnen zeigen dann auf das Ende.

    Im Hauptworkflow, wo dieser Prozess öfter benötigt wird, soll dann keine Querverbindungen zum Anfang des Prozesses nötig…

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  19. Erweiterung der Filter in Aufgabenübersicht

    In der Aufgabenübersicht sollte es die Möglichkeit geben, nicht nur nach einem bestimmten Wert zu suchen, sondern ähnlich wie z.B. auch Excel, nach "ungleichen" Werten zu suchen, um bestimmte Werte auszuschließen.

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  20. Der WF-Manager sollte SQL-Update in externer Datenbank können

    nicht nur das HOLEN von Daten zu einem Workflow sollte möglich sein, sondern auch das ERSTELLEN / ÄNDERN von Datensätzen in anderen Archiven / externen Datenbanken - am liebsten auch mit der Option das SQL-update query selber angeben zu können.
    Hintergrund ist, dass wir für einen Bewerbungsprozess eine Statistik-Datenbank füllen wollen

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