Ziel:

Vollautomatische Ablage von per Mail versandte Bestellungen.

Werkzeuge:
Connect to Outlook: Ablage Konfiguration -> Speicherziel -> automatische Indexierung
Outlook Ordner: Bestellungen gesendet Docuware -> automatische Ablage bei Inhalt

Fehlende Funktion:
Logisch definiertes Einlesen eines Teils einer Zeichenkette (Zeichen aus einer Auswahl, like Regex)

Beispiel (Standardisierte Ablage per E-Mail versandter Bestellungen)

Inhalt Outlook Betreffzeile:

• Bestellung Nr. 368 / 4512068652 - EILT ! DANKE
• Bestellung Nr. 368 / 4512068657

Es fehlt die Möglichkeit auf Grund von einfachen Regeln / Parametern eine intelligente Lösung in der Ablage Konfiguration zum Beispiel nur die Bestellnummer (45120XXXXX) automatisch zu übernehmen.
z.B.
Indexwert für Bestellungen
- nach „368 / “ 10 Stellen übernehmen, wenn die Zahl mit „4512“ beginnt

Indexwert für Einkäufergruppe
- nach „Bestellung Nr. “ 3 Stellen übernehmen

Diese Funktion könnte ähnlich aufgebaut sein wie der „Rules Wizard“ in Outlook.

Ablauf heute:

Die per E-Mail versandten oder erhaltenden Vorgänge, werden durch eine Outlook Regel automatisch in einem der folgenden Outlook Ordner abgelegt:

-Auftragsbestätigungen Docuware
-Bestellungen gesendet Docuware
-Bestellungen Material Inspection Report Docuware
-Rechnungen Docuware
-Serialnummern Docuware

Im Beispiel Ablage der gesendeten Bestellungen werden die folgenden indexwerte automatisch ermittelt und eingetragen:
- Empfänger aus E-Mail Empfänger
- Datum aus E-Mail Datum
- EK-Gruppe aus Festwert
- Lieferant Name aus Docuware-Feld (Matchcode in DW Datenbank zum E-Mail Empfänger)
- Kategorie aus Fester Wert: Bestellungen
- Bestellnummer aus E-Mail Betreff

Seit der DW Version 6.9 wird leider der Betreff Text aus der E-Mail automatisch auf Feldlänge gekürzt.
„Bestellung Nr. 368 /“ , der wichtige Part „4512068657“ ist nicht mehr sichtbar und jetzt muss zusätzlich noch die Mail geöffnet werden, die Bestellnummer herauskopiert, Mail wieder geschlossen, Bestellnummer in das Indexwerte Feld kopiert und dann erst abgelegt werden…

In der letzten DW Version habe ich nur den überflüssigen Betreff Text gelöscht und sofort abgelegt.

Um effektiv standardisierte Abläufe zu Händeln, ist die vollautomatische Ablage von per E-Mail versandten Bestellungen in Connect to Outlook notwendig. Dafür bedarf es einfach zu erstellender intelligenter Regeln.