Konfiguration (Deutsch)

Bitte stellen Sie in diesem Forum Ihre Ideen rund um die Konfiguration von DocuWare ein.

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  1. User über die Administration aus dem System ausloggen

    Die Möglichkeit User zu sehen die eingeloggt sind (weiss das es den Punkt gibt, ist aber ziemlich gut versteckt) und auch für einzelne oder alle Anwender einen Logout erzwingen.

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  2. DW5/6Report-Tool sollte unbedingt wieder eingeführt werden

    Export von Docuware Settings ist nur über interne XML möglich. Die Kunden haben keine Möglichkeit sich einen Überblick über die aktuelle config oder die Benutzer Berechtigungen zu verschaffen. Dies war in der Version 5.1b noch vorhanden wurde aber unverständlicherweise durch DW abgeschafft

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  3. Übersicht Lizenzen (Client License Monitor) in den WebClient Einstellungen

    Jeder DocuWare Nutzer sollte im WebClient die Möglichkeit haben, zu sehen, wie viele Client Lizenzen verbraucht sind / zur Verfügung stehen. Für den Organisations-Administrator sollte dort die Möglichkeit bestehen, Client-Lizenznutzungen zu beenden.

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  4. Connect to Outlook Mails aus öffentliche Ordner archivieren

    Mit Connect to Outlook sollte es auch möglich sein, öffentliche Ordner zu überwachen und deren Mails zu archivieren. So könnte man zentral verschiedene E-Mailadressen anlegen, deren Rechte verwalten und sicherstellen, dass auch alles archiviert wird. Für jede E-Mailadresse ein Postfach anlegen schein mir nicht sehr praktikabel

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  5. WebBasket einrichten bei "Neuer Benutzer anlegen"

    Die Funktion einem neuen Benutzer gleich in der Administration einen Briefkorb zu aktivieren ist leider nur die "halbe Miete". Ich möchte und muß da auch die Rechte und Größe (schon deshalb, damit Benutzer das nicht als Datenhalde mißbrauchen. Manche sind einfach beratungsresistent.) explizit vergeben können. Es hinterher wieder extra zu ändern ist ein unnötiger Mehraufwand.

    16 votes

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  6. Checksummen-Funktion bitte verbessern

    Um die Funktion nutzen zu können, dass Docuware "merkt", dass ein Dokument 'hinterrücks' verändert wurde, muss in der Administration ein Haken beim Archiv gesetzt werden. Vergisst man das/möchte erst später dieses Feature nutzen, hat man leider wenig Optionen:

    Leider ist es nicht möglich, mit einem Migrations- oder Index-Wiederherstellungs-Workflow für bereits abgelegten Dokumenten eine Prüfsumme hinzuzufügen. Die Prüfsummen werden ausschließlich bei der Ablage erstellt und auch von Anmerkungen nicht beeinflusst. Deshalb stellt die einzige (automatisierte) Option ein Synchronisations-Workflow, der alle Dokumente in ein komplett neues Archiv ablegt, dar.

    Das Erstellen dieser Prüfsummen im Nachhinein ist also mit sehr großem Aufwand verbunden.…

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  7. Index-Wiederherstellen - Workflow - verbesserungsfähig

    ich würde es mir wünschen, wenn man nicht nur den Startpunkt beim Index-Wiederherstellen (z.B. Datenbank überschreibt XML-Header) definieren kann, sondern auch (gleichzeitig!) das Ende definieren kann.
    z.B. DocID zwischen X und Y

    zusätzlich hätte ich im LOGGING gern die Information wie viele Dokumente erfolgreich aktualisiert wurden - derzeit sieht man nur die Fehlerhaften

    Der Auslöser:
    Angeblich soll das XML-File VOR der Datenbank zur Suche herangezogen werden - Aussage DW-Support. Wir hatten auf DB-Ebene ein paar Einträge geändert - nun verweigert Docuware (6.8) das Dokument über die Suche zu finden, obwohl ich das als Admin finden müsste, weil genau dieser Wert…

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  8. Connect to Mail - .Zip verarbeiten

    Es wäre sehr hilfreich, wenn eine abgelegte Email (über Conncet to Mail), mit einer .ZIP im Anhang (mehrere Eingangsrechnungen), automatisch als Einzel .PDFs ablegen würde.

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  9. Passwort-Historie / Mindestgültigkeitsdauer

    Es besteht aktuell keine Möglichkeit eine Passworthistorie zu definieren, d.h., dass die letzten x Passwörter nicht wiederverwendet werden dürfen. Man kann zwar einstellen, dass Passwörter ablaufen, aber das alte Passwort kann erneut verwendet werden.

    Um zu verhindern, dass die Passworthistorie umgangen werden kann, sollte dann zudem eine Mindestgültigkeitsdauer (z.B. Passwort darf erst wieder nach 1 Stunde/1 Tag vom User geändert werden) definiert werden können (Passwort-Resets durch den Administrator sollten von der Mindestgültigkeitsdauer ausgeschlossen sein.).

    Hierbei handelt es sich um good-practice Einstellungen, die heutzutage gàngige Praxis sind. Speziell von IT-Sicherheit und IT-Revision werden diese Einstellungen gefordert.

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  10. Automatisches Anpassen der Datentyp von externen Datenquellen in AUTOINDEX

    Mit Active Import war es möglich bei der Indexerweiterung anhand externer Datenquellen (Datenbanken) die Feldzuweisungen auch vorzunehmen, wenn der Datentyp nicht identisch war. Das heisst, ein Datenbankfeld vom Typ Text konnte auch einem Datumsfeld in DocuWare zugewiesen werden, solange der Feldinhalt passt. Das „casten“ der Datentypen hat Active Import dabei selbst übernommen.

    Mit AUTOINDEX ist das aktuell nicht möglich, weshalb im Vorfeld sichergestellt werden muss, dass die externen Daten mit demselben Datentyp vorliegen wie in DocuWare. Nur dann kann eine Feldzuweisung vorgenommen werden. Die aktuelle Lösung ist die Erstellung und Pflege einer speziellen Datenbank-View.

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  11. URL Integration in Verbindung Touchscreens

    Es wäre sehr hilfreich wenn die URL Integration so genützt werden könnte um den anschließend hochgehenden Viewer über ein Touchgerät zu nutzen. Gerade bei mehrseitigen Dokumenten ist der Blätter-Knopf nicht zu erreichen, da er zu klein ist. Mehrseitige Dokumente sollten mit wischen oder anderen Gesten durchblätterbar sein

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  12. Löschfunktion im Briefkorb unterbinden

    Es sollte möglich sein, die Löschfunktion auch im Briefkorb zu sperren bzw. nur bestimmten Benutzern zu ermöglichen.
    Wir haben einen Kunden, der in den Filialen Dokumente in die DocuWare Briefkörbe scannt. Diese werden in der Zentrale indexiert und abgelegt. Hier sollte es nur bestimmten Benutzern möglich sein, z.B. fehlerhafte Dokumente zu löschen.

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  13. Dateiverbindung aktualisieren

    Muss eine Dateiverbindung aktualisiert werden, weil z.B. in der externen Datenquelle eine Spalte hinzugekommen ist, so werden nach dem Klick auf den Button "identifizieren" alle vorgenommen Datentyp Einstellungen zurückgesetzt. Dies ist sehr ärgerlich, da anschließend alle vorgenommenen Einstellungen händisch wieder hergestellt werden müssen.

    Es sollte ermöglicht werden, eine Dateiverbindung so zu aktualisieren, dass lediglich neue Spalten hinzugefügt werden.

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  14. Benutzerabhägige Selects z.B. bei Auswahllisten (CURRENTUSER)

    Bei Indexprofilen und Aufgabenlisten hat man die Möglichkeit bei den SQL Statements mit CURRENTUSER zu arbeiten. Wenn diese Möglichkeit auch z.B. bei den Auswahllisten möglich wären, könnte man die Konfiguration erheblich vereinfachen. Gerade in Hinblick auf benutzerabhängige Berechtigungen .

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  15. Archiv XML Import sollte nicht ohne Fehlermeldung abstürzen

    Wenn man ein älteres Archiv welches mit Umlauten in einem Spaltennamen angelegt wurde per XML exportiert, wird bei einem XML Import über die Administrationsoberfläche kein neues Archiv angelegt. Es kommt kurz ein Ladekreis, der dann ohne Fehlermeldung oder weitere Aktion wieder verschwindet.
    Auf meine Nachfrage beim Support wurde mir mitgeteilt, das ich dazu einen Featurewunsch erfassen sollte.

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  16. Auswahllisten einfacher den Indexfelder zuweisen

    Seit der Version 6.12 ist das Zuweisen der AWLs aufwendiger geworden. Gerade bei Kunden mit vielen Dialogen, kann daher sehr zeitaufwendig werden, wenn der Kunde ein neues Feld anlegt und zu diesem Feld eine/ mehrere AWLs hinterlegt haben möchte. Daher sollte einfachere Zuweisung der Auswahllisten möglich sein. Zum Beispiel, dass man ein Indexfeld öffnet und in diesem die Auswahllisten und die Dialoge auswählen kann, bei welchem diese hinterlegt werden soll..

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  17. DW Logging Agent: Reihenfolge der Felder im IndexInfo-Feld selbst bestimmen können (Laufzeit Objekte und Informationen)

    DocuWare nimmt beim Logging durch einen Logging-Agent die ersten 12-15 (je nach Zeichenanzahl) mit Werten belegten UserFelder mit ins »IndexInfo«-Feld (in der Reihenfolge die in der Archiv.xml ersichtlich ist). Weiß man genau welche Felder man später im LoggingFeld »IndexInfo« haben will, kann man das bei der Erstellung des Archivs mitbeeinflussen. Ist ein Archiv aber schon vollständig fertiggestellt oder sogar im Livebetrieb, dann müsste man alles aufs Neue anlegen.
    Es wäre sehr hilfreich, wenn wir selbst die IndexInfo-Felder bestimmen könnten, die bei der Untersuchung der Logs des jeweiligen Dokumententyps besser geeignet wären.

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  18. Ergebnisliste - Ändern der Sortierreihenfolge verhindern

    Bis zur Version 6.7 gab es in den Ergebnislisten die Option "Ändern der Sortierreihenfolge erlauben". Ich schlage vor, dies unter 6.9 wieder zu implementieren.

    Unsere Kunden benutzen dies bei verlinkten Dokumenten mit speziellen Ergebnislisten. Ohne Änderungsmöglichkeit der Sortierreihenfolge durch die Benutzer wird bspw. sichergestellt, dass immer das neuste Dokument "oben" erscheint.

    Versehentliche Änderungen der Sortierung durch Nutzer führen zu unnötigen Irritationen.

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  19. DocuWare Administration: Farbliche Unterteilung für mehr Übersicht

    Für eine bessere Übersicht in der DocuWare Administration wäre es toll, wenn die Bereiche (DocuWare System, die jeweilige(n) Organisation(en), Unterpunkte (Allgemein, Benutzerverwaltung,...)) farblich hinterlegt werden könnten, sodass man sich z.B. in einer großen Organisation mit vielen Benutzern und Rollen ohne viel zu scrollen schneller zurechtfindet.

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  20. Bei der Abmeldefunktion einige Menüpunkte auszublenden

    In der Menüleiste (Abmeldefunktion) sollen für eine Benutzergruppe einige Menüpunkte ausgeblendet werden können.
    Beim Kunden gibt es Außendienstmitarbeiter, die reinen lesenden Zugriff auf das System bekommen sollen. Diese sollen die rot markierten Punkte im Screenshot nicht sehen.

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