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1. Setzen des automatischen Stempels optimieren

   Ist auf einem Dokument wenig Platz für einen Stempel, wird er von der Automatik oft dort platziert, wo viel Text damit überdeckt wird, und damit unleserlich, obwohl noch Stellen mit weniger Text im Dokument frei wären.
   Dabei wäre es unkritischer, wenn z. B. nur der Rahmen des Stempels in die Fußzeile des Dokuments ragen würde.
   Schön wäre also, wenn man die Automatik mehr auf menschliche Sehweise trimmen würde.

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2. Eskalationsstufen für den gesamten Vorgang

   Aktuell können Eskalationsstufen nur auf einzelne Aufgaben angewendet werden und nicht auf den gesamten Vorgang / Workflow.

   So könnte man die gesamt durchlauf Zeit überwachen und verkürzen.

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3. Original Dateinamen mit DocuWare Printer bestimmen

   Im DocuWare Printer muss der Original Dateinamen für den Dateiheader indexieren werden können. Unsere CAD Software liefert beim Druck immer den gleichen Namen, da mehrere Blätter in einer Datei erstellt werden.
   Die Zeichnungsnummer liest dann der DocuWare Printer aus und indexiert diesen in das Feld Dateiname und archiviert die Zeichnung dann entsprechend voll automatisch indexiert als PDF.
   Im Feld „Dokumentname“ habe ich den Hacken Dokumentname gesetzt.

   Zu dieser PDF Datei werden dann die digitalen Daten als DWG z.B. für den Laserschneider „Geklammert“, damit diese nicht extra indexiert werden müssen. Demnach erstellt DocuWare eine ZIP und die Indexdaten hängen jetzt an der ZIP.

   Problem:
   Wenn ich jetzt die ZIP „herunterlade“ bekommt die ZIP den ausgewählten Dokumentname, was ja auch ganz gut ist. Aber die Zeichnung in der ZIP bekommt den Urspungsnamen aus der Headerdaten. Die hinzugefügte DWG auch wieder den Urspungsnamen (auch gut). Da jetzt aber die PDF den Ursprungsnamen erhält, heißen alle heruntergeladenen Zeichnungen gleich und keiner kennt sich mehr aus…

   Wird der PDF keine Datei angehängt, lädt man auch keine ZIP herunter und die PDF Zeichnung erhält den ausgewählten Dateinamen, so wie es sein sollte.

   Lösung:
   A: Der DocuWare Printer muss den Dateinamen im Header z.B. durch einen Auslesebereich auf dem Dokument bestimmen können.

   Oder

   B: Es müsste wie bei den Dokumentname der Dateiname innerhalb einer ZIP aus einem Feld bestimmt werden können. Demnach musste auch festgelegt werden können, was mit den Dateien in der ZIP passiert: Ob der Dateiname nur für die erste Datei gilt, oder ob diese dann zusätzlich fortlaufend nummeriert wird, da diese ja nicht den gleichen Dokumentnamen bei dem gleichen Dokumenttyp haben können.

   Im DocuWare Printer muss der Original Dateinamen für den Dateiheader indexieren werden können. Unsere CAD Software liefert beim Druck immer den gleichen Namen, da mehrere Blätter in einer Datei erstellt werden.
   Die Zeichnungsnummer liest dann der DocuWare Printer aus und indexiert diesen in das Feld Dateiname und archiviert die Zeichnung dann entsprechend voll automatisch indexiert als PDF.
   Im Feld „Dokumentname“ habe ich den Hacken Dokumentname gesetzt.

   Zu dieser PDF Datei werden dann die digitalen Daten als DWG z.B. für den Laserschneider „Geklammert“, damit diese nicht extra indexiert werden müssen. Demnach erstellt DocuWare eine ZIP und die Indexdaten hängen jetzt an… more

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4. Löschen von Stempeln

   Es sollte die Möglichkeit bestehen falsch gesetzte Stempel wieder löschen zu können oder zumindest vom Overlay zu entfernen.

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   Vielen Dank für Ihre Idee.
   Im Augenblick konzentrieren wir uns auf andere Themen, deshalb planen wir diese Idee nicht für zukünftige Veröffentlichungen. Wenn die Nachfrage nach diesem Thema steigt, werden wir diese Idee eventuell wieder aufgreifen.

5. Connect to Outlook could not view document before storing into Docuware

   It was discovered that when storing documents from C2O, it was only the store dialog that pop up to index the document but the document to be indexed could not be viewed just like in Docuware where we have the store dialog and the document to be stored. Do I need to perform any task before the document to stored is been viewed

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   Thank you for your idea. We added it to our collection of ideas and features and will further investigate it. We currently cannot say exactly when this idea will be implemented. As soon as we have more information we will update its status.

6. API um DW Funktionen zu überwachen

   Wir haben oft das Bedürfnis DocuWare Funktionen mit Nagios/Zabbix zu überwachen. Dazu wäre eine API sehr hilfreich. Folgende Funktionen könnten damit dann überwacht werden:

   • DocuWare Import Jobs (status/Dokumente in Warteschlange - falls mal ein Pfad nicht zur Verfügung steht, wird Import abgebrochen, aber nicht automatisch fortgesetzt)

   • Auto Index (status/Meldungen/Laufzeit - ob ein Job die maximale Laufzeit überschritten hat, o.ä.)

   • WorkflowManager (Dokumente in Verarbeitung / weitere statistische Werte)

   • Allgemeine statistische Werte (wie viele Dokumente im Archiv, wie viele kommen täglich dazu, letzte Fehlermeldungen, ...)

   Auch wäre es schön beim Zugriff auf diese API keine extra Lizenz zu verbrauchen, sondern den Zugriff vlt. über eine Art Token zu steuern, den man in der Administration definiert.

   MfG Sergej Sulz

   Wir haben oft das Bedürfnis DocuWare Funktionen mit Nagios/Zabbix zu überwachen. Dazu wäre eine API sehr hilfreich. Folgende Funktionen könnten damit dann überwacht werden:

   • DocuWare Import Jobs (status/Dokumente in Warteschlange - falls mal ein Pfad nicht zur Verfügung steht, wird Import abgebrochen, aber nicht automatisch fortgesetzt)

   • Auto Index (status/Meldungen/Laufzeit - ob ein Job die maximale Laufzeit überschritten hat, o.ä.)

   • WorkflowManager (Dokumente in Verarbeitung / weitere statistische Werte)

   • Allgemeine statistische Werte (wie viele Dokumente im Archiv, wie viele kommen täglich dazu, letzte Fehlermeldungen, ...)

   Auch wäre es schön beim Zugriff auf diese API keine extra Lizenz zu verbrauchen, sondern den Zugriff… more

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7. DW-Desktop eine zusätzliche Benachrichtungs-Option für neue Aufgaben (WF) bekommen

   Der DW-Desktop (oder etwas alternatives) sollte eine zusätzliche Benachrichtungs-Option neben der E-Mail-Benachrichtigung bekommen.
   DW-Desktop könnte z.B. ein Blinken oder ein rotes Fähnchen für den verbundenen User im SYSTRAY anzeigen, sobald neue Workflow-Manager-Aufgaben für diesen Nutzer hereinkommen

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8. Zoom to intelligent index zone

   Similar to many capture products Intelligent Indexing should have a configurable option to "zoom to zone" so that when the user is focused on a certain field (say the Invoice Number) the document viewer will zoom into that highlighted location on the document. This helps achieve a quicker review of the document. An example of this is attached.

   •  

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9. Anker auch für SmartConnect-Buttons verfügbar sind

   Bei SmartConnect-Konfigurationen können für die Auslesebereiche Anker definiert werden. Diese Anker stehen für die SmartConnect-Buttons nicht zur Verfügung. Es wäre wünschenswert auch die Buttons abhängig von Ankern anzeigen zu lassen.

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10. Massenimporte per Platform API ohne Volltext Erstellung

    Wir haben bei einigen Kunden sehr große Importe über die Platform API, oft wegen Altdatenimporten etc. Teilweise kommen pro Stunde 10000 Dokumente und mehr in die Archive. Seitdem der Volltext bei einem API Import automatisch erzeugt wird, haben wir öfter das Problem das die DWTASKS sehr groß wird und die Verarbeitung nicht nachkommt. Außerdem wird viel Datenbankspeicher verbraucht für einen Volltext der eigentlich nie genutzt wird(weder Suche noch Point&Click).
    Es sollte eine Möglichkeit geben, beim API Import das Serverseitige erzeugen des Volltextes zu verhindern.

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11. Field Mask

    In the field mask option, there is not the possibility to set a configuration about a "password type". This means the user can digit a password (for stamps for example) and the data are display as "******".

    In workflow step I can set several condition where I ask a password, but in this case it's write in visible way.

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12. E-Mail Betreff definieren

    Aus dem DocuWare Web-Client können Dokumente per E-Mail versendet werden. Hier wäre es noch sehr hilfreich, wenn der Administrator oder der User selber einen Betreff mit festen Werten und/oder Indexwerten vordefinieren könnten.

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13. Überwachung eines Webbriefkorbs durch DW Import

    Überwachung eines Webbriefkorbs durch DW Import
    Docuware import sollte die Funktion bekommen auch Webbriefkörbe zu überwachen.
    Es gibt momentan keine Möglichkeit Dokumente von einem Webbriefkorb automatisch zu einem anderen zu importieren und dabei Auslese und Indexsierungen vorzunehmen, so wie es im Active Import möglich war. Weder im Uploadservice noch im DW Import wurde diese Funktion berücksichtigt.
    Erklärung:
    Wir haben bei einigen unserer Business Kunden für die schnelle interne Kommunikation den Austausch der Dokumente auf Basis der Briefkörbe, im Windowsclient eingerichtet.

    Beispiel:
    Herr Meyer hat einen Briefkorb "BasketM" , Herr Schulz einen "BasketS" und Frau Kunz einen "Basket_K". Jeder der User hat ebenso weitere Briefkörbe mit dem Nachnamen der anderen Mitarbeiter.
    Haben die User Schulz oder Kunz ein Dokument für Herrn Meyer legen sie dieses in den Briefkorb "Meyer".
    Ein Importjob überwacht diesen Briefkorb und importiert die Dokumente in den "Basket _M" von Herrn Meyer.
    Leider ist dieses für unsere Kunden gut praktikable Handling in keiner Form im Webclient abbildbar.

    Überwachung eines Webbriefkorbs durch DW Import
    Docuware import sollte die Funktion bekommen auch Webbriefkörbe zu überwachen.
    Es gibt momentan keine Möglichkeit Dokumente von einem Webbriefkorb automatisch zu einem anderen zu importieren und dabei Auslese und Indexsierungen vorzunehmen, so wie es im Active Import möglich war. Weder im Uploadservice noch im DW Import wurde diese Funktion berücksichtigt.
    Erklärung:
    Wir haben bei einigen unserer Business Kunden für die schnelle interne Kommunikation den Austausch der Dokumente auf Basis der Briefkörbe, im Windowsclient eingerichtet.

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    Herr Meyer hat einen Briefkorb "BasketM" , Herr Schulz einen "BasketS" und Frau Kunz einen "Basket_K". Jeder… more

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14. Workflow-Manager: Einsichtsmöglichkeit der Abteilungsleitung in Aufgabenlisten zugeordneter Mitarbeiter(innen)

    Es wäre schön, wenn die Abteilungsleitung in die Aufgaben zugewiesener Personen (ohne Workflow-Admin zu sein) Einsicht nehmen könnte und z.B. im Falle einer Arbeitsüberlastung, Krankheit usw. Aufgaben an andere Personen (unabhängig von Vertretungsregel) weiterleiten könnte.

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    Für diesen Anwendungsfall ist der Controller vorgesehen.

15. archivierte Dokumente klammern/heften

    Um Projekte, Akten, Ideen etc. zusammenfassen zu können wäre es hilfreich wenn bereits archivierte Dokumente geheftet bzw. geklammert werden könnten.

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16. Desktop Apps Export, import jobs

    Provide a means of exporting import jobs configs created in Docuware Apps.

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17. Allow a single document within a clipped document to be removed or copied.

    We clip multiple files together for a workflow and store the document, however we need the ability to copy one of those files, modify it, then re-store it as a separate document without affecting the clipped file.

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18. Role-, Profile- and User-Managemant via .NET SDK

    It should be possible to manage roles, (archive-)profiles and users by using the .NET SDK. Users for the WebClient-ReadOnly-License must be created manually, which prevents the integration of DW into external applications.
    Addtionally it would be great to create/copy archives via code. Having several customers with the same archive structure with different users (and rights) always requires manual configuration of users (and roles and prfiles, and so on) rofiles when adding new customers.

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19. Löschfunktion im Briefkorb unterbinden

    Es sollte möglich sein, die Löschfunktion auch im Briefkorb zu sperren bzw. nur bestimmten Benutzern zu ermöglichen.
    Wir haben einen Kunden, der in den Filialen Dokumente in die DocuWare Briefkörbe scannt. Diese werden in der Zentrale indexiert und abgelegt. Hier sollte es nur bestimmten Benutzern möglich sein, z.B. fehlerhafte Dokumente zu löschen.

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    Vielen Dank für Ihre Idee. Im Augenblick konzentrieren wir uns auf andere Themen, deshalb planen wir diese Idee nicht für zukünftige Veröffentlichungen. Wenn die Nachfrage nach diesem Thema steigt, werden wir diese Idee eventuell wieder aufgreifen.

20. Löschen eines WebBaskets muss auch Löschen der Speicherort-Dateien beinhalten

    Aktuell findet das Löschen eines Webbriefkorbes nur in der Datenbank statt. Im Speicherort im Dateisystem bleibt der Ordner mit allen darin enthaltenen Dateien bestehen. Bei großen DocuWare-systemen mit vielen Usern und zahlreichen WebBaskets kann dies schnell zu einem "Vermüllen" des Systems führen.

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    Vielen Dank für Ihre Idee. Wir haben es unserer Sammlung von Ideen und Funktionen hinzugefügt und werden es weiter untersuchen. Wir können derzeit nicht genau sagen, wann diese Idee umgesetzt wird. Sobald wir weitere Informationen haben, werden wir den Status aktualisieren.