Bislang besteht nur die Möglichkeit wichtige Textpassagen in Dokumenten farblich zu markieren. Mehrseitige sehr umfangreiche Unterlagen können jedoch nicht alle einzeln auf der Suche nach relevanten farblich gekennzeichneten Informationen z.B. für die Rechnungsprüfung durchgeblättert werden.
Die Gefahr besteht, dass wichtige Informationen aufgrund des Vielzahl an Seiten untergehen.
Der jeweilige Sachbearbeiter sollte die Möglichkeit haben auf bestimmte Textpassagen oder Auszüge/Stellen im Dokument hinweisen zu können die auch für Dritte relevant sind und beachtet werden müssen.
Diese Hinweise sollten frei benannt werden können mit Schlagwörtern wie z.B. „Nachlass“ oder „RE-Prüfung“ – oder ggf. über eine fest definierte Vorauswahlliste.
Es sollte eine Symbol mit der jeweiligen Anzahl „x Hinweise“ beim Öffnen des Dokumentes (Anzahl auch in Spalte in Ergebnisliste bei Dokumentensuche) angezeigt werden. Durch Anklicken des Symbols sollte eine Aufzählung der Hinweise mit der Benennung und Anzahl in dem jeweiligen Dokument angezeigt werden. Durch Anklicken der einzelnen Zeilen sollte das Dokument direkt auf die Seite/Zeile/Anmerkung/Stempel springen wo der „Hinweis“ platziert wurde. Durch Pfeiltasten kann von einem Hinweis zum nächsten gesprungen werden (mit Anzeige „7 von 14 Hinweisen“)
Die Hinweise sollten nachträglich wieder entfernt werden können.

Mit Hinweis ist eine Art „Post-it“ gemeint, das auf der jeweiligen Seite angebracht werden kann oder eine Art „Pinnwandnadel“ an die jeweilige Textpassage/Zeile/Anmerkung/Stempel innerhalb des Dokuments.