Ich schlage vor, einen KI gestützten Assistenten, konfigurierbar auf einzelne Archive oder Teile davon zu entwickeln.

Der KI- Assistent müsste jeweils nur für die jeweilige Organisation, isoliert DSGVO-konform laufen können.
Dabei sollte er Zugriff auf den Inhalt der hinterlegten und freigegebenen Dokumente haben und z.B. eine Art Chat-Funktion für die freigeschalteten und angemeldeten Benutzer haben.

Damit könnte einfach ein spezialisiertes unternehmensinternes Wissensarchiv für ganze Abteilungen erstellt und diesen zur Verfügung gestellt werden. Mitarbeiter könnten so z.B. Fragen an den Assistenten zum Inhalt archivierter Dokumente stellen. Dies würde die Bearbeitungszeiten vieler Vorgänge beschleunigen und vereinfachen.

Vorteil für den Nutzer wäre, dass eine praktische, vollständig DSGVO taugliche und transparente Assistenzfunktion zur Verfügung stünde, die ausschließlich auf die Indexdaten und dem Inhalt der jeweiligen Archivdokumente bezogen wäre. Die Antwortqualität wäre damit stets Fakten- und Realfallbasiert. Zudem wäre die Lösung unabhängig von anderen Großanbietern und könnte hochspezialisiert im konkreten Einzelfall-Vorgang unterstützen.

Der Assistent wäre dahingehend später ausbaufähig, als er mit der Kenntnis der bisherigen archivierten Dokumente bessere, individuellere Vorschläge zur Indexierung, Workflowerstellung und Arbeit mit Docuware liefern könnte.