Die Userrolleneinstellung bei Index Fields funktioniert im Workflow nicht, weil es die Option "Can be empty" oder "new entry" nicht gibt. Der User hat im Workflow nicht die Berechtigung etwas zu genehmigen, falls er seine Rolle im Index Value Field angelegt wurde.

Nur wenn man eine neue Rolle im Custom anlegt, dann funktionert workflow. Hier gibt es Anpassungsbedarf bzw. ich sehe das als Bug von Docuware an.

File Cabinet / Archive / Permissions / Index Value Profiles / Index Fields
"can be empty", "new entry"