Julia Jatzek

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    Zudem wäre es wirklich hilfreich wenn beim erstellen / konfigurieren der Ordnerstruktur die Feldnamen wie auch bei der Suchmaske / Ergebnisliste verändert / angepasst werden könnten.

    Ich habe manchmal Archive, die für verschiedene Zwecke verwendet werden. Dort gibt es ein Infofeld_1 - 5, welches für die verschiedenen Szenarien entsprechend in den Such + Ergebnislisten angepasst werden. In der Ordnerstruktur sieht das wiederum sehr bescheiden aus und die User fragen sich, was das Feld genau bedeutet.

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    Also ich finde das Thema aktuell sehr wichtig.
    Wir sind zum Jahreswechsel in die Cloud umgestiegen und da kostet jedes abgelegte Dokument echt viel Geld.
    Wir haben mal eine Auswertung gefahren, wie groß die abgelegten Dokumente + Anhänge sind und sind dabei fast auf dem Hosenboden gelandet. Nachdem wir gesehen haben, dass Mitarbeiter auch Zip-Dateien über 100 MB an die Anfragen pinnen, wäre es für uns gerade jetzt wichtig einzelne "Seiten" / Anhänge reibungslos vom Datensatz zu entfernen.
    Wir dachten schon mal, das das mit der Checkout / Checkin Funktion machbar wäre, aber nö die alte Version bleibt ja im System.
    Und das komplette Dokument aus dem System nehmen und dann neu ablegen kommt auch nicht in Frage, da die Historie dabei verlohren geht und der Beleg wieder durch einen Workflow muss.

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    Ich finde es auch wichtig, dass diese Funktion bald möglich ist - jedoch müsste man überlegen ob diese Funktion über das Berechtigungskonzept einzustellen wäre. Und nur in Zusammenhang mit der Versionierung im Archiv.
    Mein Tipp an alle, die bereits jetzt Dokumente im Archiv verändern wollen (Seite rausnehmen, etc.):
    Ich als Admin nutze die Checkin und Checkout Funktion. Dabei kann ich z.B. ein Dokument, das versehentlich falsch geklammert wurde, jedoch bereits in einem Workflow unterwegs ist in ein Briefkorb auschecken (es ist dann für die Bearbeitung gesperrt - mit dem Marker bei welchem Mitarbeiter das Dokument sich gerade befindet), Seiten entklammern, ggf. löschen; neu zusammenklammern und dann als neue Version wieder einchecken.
    Diese Funktion habe ich aber noch nicht für die User freigegeben, da ich mir selbst auch bereits so Indexeinträge komplett zerhauen habe, als ich versucht habe eine neue Datei als erste Seite im Briefkorb zu klammern (ich nehme an, dass an der ersten Seite die Parameter zum Index hinterlegt sind). Zum Glück gibt´s die Versionierung. So konnte ich das Dokument in der Ursprungsversion wiederherstellen.
    Leider gibt es zu der Checkin und Checkout Funktion keine genauere Anleitung.
    Sollte vielleicht für eine neue DW Version ausgebaut werden.

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    Grundsätzlich geht das ja bereits.
    Sie können dem Stempel ein Pflichtfeld mit der Auswahlliste ihrer Kostenstellen mitgeben.
    Das selbe wollte ich auch bereits gemacht haben, das Problem bei uns besteht jedoch darin, dass zu einer Kostenstelle auch Unterkostenstellen und dazugehörige Dimensionen existieren.
    Mehrspaltige Auswahllisten können beim Stempel auch ausgewählt werden, jedoch wird immer nur die erste Spalte gezogen. Erfüllt somit nicht wirklich seinen Zweck. Und eine Validierung kann man hier leider auch noch nicht einstellen. Das wäre aber doch wohl nötig.
    Sehr schade, sonst könnte man mit den Stempeln wirklich viele Dinge abhandeln, wofür es keinen direkten Workflow bedurfte.

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    Das stimmt wohl. Es ist in Version 7.2 immer noch sehr umständlich.
    Aber hier ist die Funktion des direkten Schreibens aus einer Globalen Variable in ein "Einfügebereich auf dem Dokument" nun gegeben.
    Andersherum allerdings leider noch nicht. D.h. wenn bereits im Forms-Dokument Daten in ein beliebiges Feld eingegeben wurden, diese jedoch nicht direkt in ein Indexfeld geschrieben werden (ich lege ja nicht zu jedem möglichen Feld das ich einmalig in einem Formular verwende auch ein Indexfeld an), kann ich den Inhalt nicht im Workflow als Zieltyp in eine Globale Variable übergeben, so dass ich mit den Daten des vorausgefüllten Dokuments weiter arbeiten kann.

    Das ist wirklich ärgerlich. Ich stehe hier nun wieder teilweise am Anfang, da mein Formular und die Daten die hier noch weiter eingetragen werden sollen über den Workflow nun wieder manuell eingetragen werden müssen.
    Das muss sich auf jeden Fall schnellstmöglich ändern!! Immerhin kostete diese Tool einiges (bei On-Premis) und sollte dementsprechend auch weiter vorangetrieben werden.

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    Vielen Dank für Ihre Idee. Wir planen mit der nächsten Version (7.6) von DocuWare die Implementierung der Funktion “Mehrspaltige Auswahllisten” für Formulare.
    Dadurch können mehrspaltige Auswahllisten als Quelle für Drop-Down Felder verwenden werdet. Es soll zudem möglich sein die verfügbaren Werte eines Dropdown-Feldes zu filtern, basierend auf der Eingabe in einem anderen Dropdown-Feld. Zusätzlich soll es möglich sein festzulegen, dass Dropdown-Felder automatisch ausgefüllt werden, sofern nur ein Wert in der Auswahlliste vorhanden ist.

    Bitte lassen Sie uns hier auf UserVoice wissen, ob Sie weitere Ideen oder Wünsche bezüglich dieser Funktion haben. Herzlichen Dank!

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