Client (Deutsch)
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1267 gefundene Ergebnisse
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datei umbenenen. Verzeichnis der angeklammerten Dokumente als Auflistung
Da man zB in angeklammerten Dokumenten als Überschrift nur Dateiname hat, wäre gut, diese auch anpassen zu können, sodass es verständlich ist, was da angeklammert wurde, ohne das Dokument komplett zu lesen.
Auch eine Übersicht der Dateinamen im Viewer alternativ zu Miniaturen wäre effizienter und eindeutiger. Wir können in Miniaturen die 10 Abrufe des Vertrages nicht unterscheiden sonst - allessieht gleich aus. Das ist mühselig.
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Angeklammerte Dokumente in Übersicht auch als Text (Inhaltsverzeichnig) anzeigen
Übersicht der angeklammerten Dokumente sollte mit Inhaltsverzeichnis als alternative zu Miniaturen verbessert werden. Miniaturen sind nicht wirklich verständlich, wenn man viele Dokumente hat. Man muss den Dateiname sehen, oder die Überschrift für Inhaltsverzeichnis selbst beim Anklammern vergeben.
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Feature "Einloggen als ...User xy", um Berechtigungen sofort zu prüfen.
Wie in anderen Software, zB Personio, wäre es gut, wenn Admin sich als User einloggen könnte, um zu gucken, dass der User alle notwenigen Berechtigungen hat und das Nötige sieht und das Irrelevante nicht sieht. Das würde die Administration um tausendfaches vereinfachen und nach vorne bringen.
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KI-gestützte Textanalyse, Zusammenfassung & Dokumentenverknüpfungen
DocuWare soll Dokumente KI-gestützt analysieren, kompakte Zusammenfassungen sowie kontextbezogene Hervorhebungen bereitstellen und zusätzlich mögliche Verknüpfungen zu inhaltlich passenden Dokumenten vorschlagen.
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Automatische Ablage von E-Rechnungen bei mehreren Anhängen
eider funktioniert die automatische Ablage von E-Rechnungen derzeit nur, wenn sich ausschließlich eine einzelne Datei als Anhang in der E-Mail befindet.
In der Praxis ist dies jedoch kaum realistisch:
Zu nahezu jeder Rechnung erhalten wir zusätzlich Frachtpapiere, Lieferscheine und weitere Dokumente, die gebündelt in einer E-Mail versendet werden. Andernfalls wäre der Überblick kaum zu gewährleisten.Hinzu kommt, dass aktuell viele Absender sowohl die E-Rechnung als auch ein zusätzliches PDF-Dokument in derselben E-Mail mitsenden, da noch nicht alle Empfänger E-Rechnungen vollständig verarbeiten können.
Unter diesen Umständen ist die automatische Ablagefunktion für E-Rechnungen leider nur sehr eingeschränkt nutzbar und verliert einen großen…
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Suche Tabellenspalten wie Stichwortlisten
In DocuWare lässt sich in einer Suche nach Stichwort-Feldern suchen.
Was uns fehlt, ist es auch nach Tabellenspalten (welche auch nur Stichwort-Felder sind) suchen zu können.Als Beispiel gibt es in RV die Splitbuchungstabelle, in der man nach dem Buchungstext bzw. nach den Sachkonten suchen können möchte.
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Feste Auswahllisten bei der Ablage filtern
Es wäre praktisch, wenn sich feste, auch mehrspaltige Auswahllisten bei der Dokumentenablage gegenüber anderen Feldern ebenfalls filtern liesen, genau wie bei internen Auswahllisten.
Aktuell lassen sich m.E. bei mehrspaltigen Auswahllisten diese nur bei direktem Bezug einer weiteren Spalte zu einem bestimmten anderen Feld filtern.
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Inteligent indexing Auslesequalität verbessern und mit Bestandsdaten aus dem Archiv anreichern
Es wäre prima, wenn die Auslesefähigkeiten von Inteligent Indexing weiter verbessert würden.
Eine direkte Anwendbarkeit von Inteligent Indexing auf Emails wäre praktisch.
Die Erkennungsgenauigkeit sollte weiter verbessert werden.
Wir importieren Emails in die Inboxen und legen von hier aus wegen geringerer Ladezeiten ab.
In den Betreffs unserer Mails werden ganz am Anfang des Betreffs Aktenzeichen mit Nummern vergeben, z.B. 1111/11 und ein weiterer Betreff mitgeteilt.Inteligent Indexing funktioniert hierbei nicht gut und liest regelmäßig in Antwortmails und weitergeleiteten Mails nichts oder falsche Betreffteile aus. Ein "anlernen" führt nicht zu zuverlässigen Ergebnissen.
Mit Zugriff auf das Archiv könnte die Treffergenauigkeit vlt…
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KI-Assistent für Benutzer mit Archivzugriff
Ich schlage vor, einen KI gestützten Assistenten, konfigurierbar auf einzelne Archive oder Teile davon zu entwickeln.
Der KI- Assistent müsste jeweils nur für die jeweilige Organisation, isoliert DSGVO-konform laufen können.
Dabei sollte er Zugriff auf den Inhalt der hinterlegten und freigegebenen Dokumente haben und z.B. eine Art Chat-Funktion für die freigeschalteten und angemeldeten Benutzer haben.Damit könnte einfach ein spezialisiertes unternehmensinternes Wissensarchiv für ganze Abteilungen erstellt und diesen zur Verfügung gestellt werden. Mitarbeiter könnten so z.B. Fragen an den Assistenten zum Inhalt archivierter Dokumente stellen. Dies würde die Bearbeitungszeiten vieler Vorgänge beschleunigen und vereinfachen.
Vorteil für den Nutzer wäre, dass…
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viele Dokumente einfach verschlüsselt mit externen Dritten teilen
Es müsste eine Funktion geben, mit der sich größere Dokumentenmengen mit externen Dritten, gern passwortverschlüsselt einfach teilen lassen. Z.B. als einfache verschlüsselte ZiP-Datei mit den PDFs strukturiert darin.
Die Requestfunktion ist hierbei oft untauglich, weil Dritte und Kunden zum einen erst ein oft (unbekanntes) eigenes Programm installieren müssen und zum anderen dann die geöffneten PDF Dateien nicht, wie bekannt im Stapel verarbeiten können.
Ein schneller Dokumentenaustausch ist bisher nur über Umwege aus der Cloud mit Kunden möglich.
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Dokument im Viewer nicht schließen, wenn in einer Aufgabe auf eine Verknüpfung geklickt wird.
Wenn ich in einer Aufgabe im Viewer auf eine Verknüpfung klicke, um die Rechnung mit dem Lieferschein o.ä. zu vergleichen, schließt sich das Dokument im Viewer und man kann beide Dokumente NICHT mehr vergleichen. Unser Kunde ist sehr unzufrieden damit!
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Verknüpfung sollte im Viewer nur angezeigt werden, wenn sie auch besteht.
Jetzt werden Verknüpfungen angezeigt, obwohl es kein verknüpftes Dokument gibt. Der User klickt darauf und es öffnet sich eine leere Liste. Das ist nicht benutzerfreundlich, sondern eher frustrierend!
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Ansicht Ordner Verträge
In der Ansicht der Ordner im Archiv Verträge werden mehrere Spalten angezeigt, die keine Infos enthalten, z.B. ist die Spalte Projekt oder Dokumentennummer leer. Die Infos kommen erst weiter unten in der Hierarchie.
Leere Spalten anzuzeigen finde ich verwirrend, weil man Inhalte erwartet.
Besser: keine Spalten in der Übersicht1 Stimme -
Visueller Versionsvergleich für Dokumente
Es wäre von Vorteil, wenn DocuWare einen visuellen Versionsvergleich auf Dokumentebene bereitstellen würde. Nutzer sollten beliebige Dokumentversionen auswählen und deren Unterschiede farblich markiert angezeigt bekommen (z. B. neu hinzugefügt, gelöscht oder geändert).
Dies würde die Transparenz im Dokumentenzyklus deutlich erhöhen und Freigabeprozesse wesentlich vereinfachen.
Kernfunktionen sollten sein:
Auswahl beliebiger Versionen zum Vergleich (nicht nur „aktuell vs. letzte“)
Farbliche Hervorhebung von Änderungen (auch bei Bildern)
Grün = neu
Rot durchgestrichen = gelöscht
Blau = geändertDarstellung als Side-by-Side-Vergleich mit synchronisiertem Scrollen
Unterstützung üblicher Dokumenttypen (PDF, Office-Dateien (Word, Excel, PowerPoint), Textdateien und optional OCR-basierter Abgleich bei gescannten Dokumenten)
Weitere Funktionen könnten sein:
…
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Ich schlage vor, dass der Versand von Dokumenten an mehrere Mailadressen gleichzeitig möglich sein sollte.
Ich schlage vor, dass beim Dokumentenversand (beim Versand von ausgefüllten Formularen, wie Ausgangsaufträgen o. ä.), wie in einem normalen Mailprogramm, mehrere Mailadressen getrennt durch Semikolon eingegeben werden können und der Versand des Dokuments per Mail dementsprechend parallel an mehrere Mailadressen erfolgen kann.
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Einzelne Teile eines Dokuments im Briefkorb löschen
Die Email eines dokuments wird nach dem Ablegen in mehrere Einzelteile zerlegt. PDF im Anhang (OK), die Email selbst (OK), mehrere Grafiken/Icons als einzelne Seite aus der EMail (nicht OK).
Es wäre geschickt, wenn sich diese Einzelseiten noch im Briefkorb löschen lassen könnten.
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Beliebige Dokumente verknüpfen (nicht klammern/nicht heften)
Wir bekommen von unterschiedlichen Kunden Rechnungen und Belastungsanzeigen. Sie kommen an unterschiedlichen Tagen, in beliebiger Reihenfolge und können unterschiedliche Belegnummern haben.
Der erste Beleg wird ins ERP-System exportiert und von der Buchhaltung gebucht. Das darf beim zweiten Beleg nicht mehr erfolgen.
Wir suchen nach einer Möglichkeit den zweiten Beleg als Begleitdokument des ersten Belegs zu kennzeichnen. Im Prinzip sollte die Möglichkeit bestehen, jedes Dokument mit jedem anderen Dokument zu verknüpfen.
Dadurch können wir ihn nach dem Export ins ERP-System verhindern und nicht mehr bis zur Buchhaltung durchreichen.
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„Letzte Seite“-Button zeigt nur max. Seite 100 der Ergebnisliste an
In der DocuWare Ergebnisliste gibt es die Möglichkeit, direkt zur letzten Seite zu springen.
Tatsächlich wird jedoch maximal die 100. Seite geöffnet.
Wenn mehr als 100 Seiten vorhanden sind, kann man lediglich über den Pfeilbutton „Nächste Seite“ einzeln weiter navigieren. Der Pfeilbutton „Letzte Seite“ wird nach der 100. Seite ausgegraut und ist nicht mehr nutzbar.1 Stimme -
Sicherheit von Formularen erhöhen
Standardmäßig werden Formularlinks in DocuWare als einfache, unverschlüsselte URLs bereitgestellt. Aktuell gibt es keine native Möglichkeit, den eigentlichen Formularlink zu verschlüsseln oder sicherer zu gestalten.
Für eine höhere Sicherheitsstufe wäre es daher sinnvoll, folgende Funktionen zu ergänzen:Verschlüsselter Formularlink
Möglichkeit, den Link zum Formular – z. B. über den DocuWare URL Creator – automatisch zu verschlüsseln.Option für automatische Ablaufzeit
Zeitlich begrenzte Gültigkeit von Formularlinks, z. B. nach 24 oder 48 Stunden.Passwortauthentifizierung
Zusätzliche Schutzschicht, bevor das Formular geöffnet werden kann.Automatische Deaktivierung nach Einreichung
Sobald das Formular ausgefüllt und übermittelt wurde, verliert der Link automatisch seine Gültigkeit.Audit-Logging
Vollständige…1 Stimme -
Anzeigen von Anhängen einer eRechnung
bei E-Rechnungen werden oft auch Anhänge in der XML Datei oder in der ZUGFeRD Datei versendet (PDF in PDF).
Oftmals ist hiermit eine Leistungsbeschreibung enthalten, die der Kunde bei der Freigabe einer Rechnung sichten muss.
Damit wäre es essentiell, diese Anhänge auch in DocuWare ansehen zu können.1 Stimme
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